Waarom stoppen met vergaderen het stomste is wat je kunt doen

Als je op Google zoekt naar ‘minder vergaderen’, krijg je 1.230.000 resultaten in 0.53 seconden. Kennelijk denken we dat minder vergaderen, of zelfs stoppen met vergaderen, een geweldig idee is. Toch is het een slecht plan als je hecht aan het werkgeluk van je medewerkers.

Wat mensen gelukkig maakt op het werk

Misschien had je het voor de coronapandemie niet gedacht, dat je het ooit fijn zou vinden om naar kantoor te gaan, in de rij te staan bij de koffieautomaat en om van overleg naar overleg te gaan. Al dat gepraat, het voelde nutteloos en hield je van je echte werk.

Maar eenmaal alleen thuis achter je laptop met een kat die zich steeds tussen jou en het Zoomscherm door wilde wurmen, begon je toch te voelen dat je iets miste. Echte mensen. Echt contact.

Praten hoort niet

Stoppen met vergaderen, het leek zo ideaal. Het is niet gek dat we zo naar overleggen, bijpraatmomenten en bila’s kijken. Managers van de oude stijl hebben ons jarenlang ingeprent dat al dat gepraat niet veel oplevert: ‘Hophop, aan het werk!’. Pratende mensen, die zijn niet productief.

Of toch wel?

Maar wat blijkt? Al die formele en informele contactmomenten hebben een cruciale functie. Ze dragen bij aan betrokkenheid bij het werk, prestaties en welbevinden van medewerkers. Hoe?

Samen is veilig

Om te beginnen: mensen zijn sociale wezens, groepsdieren. Alleen zijn voelt onveilig, samen zijn voelt veilig. Dit is natuurlijk een veralgemenisering, maar je kunt best stellen dat een veilige basis van een groep betere kansen geeft om je te ontwikkelen en om goede resultaten neer te zetten. In een groep kun je elkaar beschermen, elkaars hulpbronnen gebruiken en samen eventuele vijanden makkelijker overwinnen.

Zes uur

Omdat wij sterk sociaal gericht zijn, doet het ons goed om ons verbonden te voelen. Individuen verschillen in de mate waarin, maar gemiddeld genomen blijkt zes uur sociaal contact per dag een maximale bijdrage aan onze stemming te zijn. Bellen, online, persoonlijk contact, dat mag je daar allemaal onder scharen. Oftewel: om een goede dag te hebben, hebben we gemiddeld zes uur sociaal contact nodig.

Hoe werkt dit dan?

Die zogenaamd niet-productieve gesprekken leveren stiekem toch veel op. Contact bouwt relaties en zelfs vriendschappen op het werk.

Bevriende collega’s zijn een voordeel voor je organisatie: ze begrijpen beter van elkaar wat zij nodig hebben om hun werk goed te doen en gaan voor elkaar door het vuur. Het maakt mensen sneller en creatiever. Sociale contactmomenten zijn als het ware een smeermiddel voor je organisatie: het bouwt onderling vertrouwen dat je nodig hebt om snel en wendbaar te werken. Dit levert betere resultaten op voor je organisatie en je klanten.

Georganiseerd of stiekem contact?

Als je weet dat contact een cruciale bijdrage is aan het welbevinden van je medewerkers, dan doe je er verstandig aan om hen hierin te faciliteren.

Die zes uur per dag, dat redden de meeste mensen niet buiten hun werk. Toch is dat cruciaal: het verschil tussen bevlogen en niet bevlogen medewerkers is dat die laatste groep gemiddeld per dag slechts één uur minder sociaal contact heeft.

Omdat sociaal contact zo’n essentiële bouwsteen is van lekker in je vel zitten, zullen mensen alles in het werk stellen om aan die wens te voldoen. Dus als je dat niet faciliteert of zelfs blokkeert in het werk, worden mensen ongelukkig en zoeken ze hun sluipwegen. Maken ze stiekem hun praatje, als de stiekeme roker op het toilet.

Ze doen dit niet uit onwil om hun werk goed te doen, maar misschien wel omdat zij begrijpen dat dit een cruciale bijdrage is aan het afleveren van goed werk. En omdat het gewoon een diepgevoelde behoefte is om samen met anderen te zijn.

Wat kun je doen?

Nu je begrijpt hoe essentieel en onmisbaar sociaal contact op het werk is, kun je dit gaan faciliteren. Maar hoe?

Leidinggevenden kunnen dit meenemen in gesprekken met medewerkers. Deze vragen kun je stellen om meer samenwerking te stimuleren:

• Met wie werk je graag samen? (geeft een beeld van het interne netwerk)
• Met wie werk je nog niet samen maar zou je graag meer bij jouw werk betrekken? (stimuleert verbinding)
• Van welke collega zou je wat kunnen leren? (stimuleert ontwikkeling van kennis en vaardigheden)

En bespreek welke behoefte iemand heeft, we zijn immers niet allemaal hetzelfde.

Niet stoppen met vergaderen

Wetende hoe belangrijk het voor mensen is om samen te zijn, hoe kun je dan nog stoppen met vergaderen? In overleggen kun je de onderlingen contacten prima stimuleren. De overleggen zelf zijn natuurlijk al een bijdrage aan de behoefte om contact met elkaar te hebben.

Vergaderingen duren voor veel mensen vaak te lang. Eén van de oorzaken die afkeer van vergaderingen is dat er vaak onderwerpen besproken worden die niet voor de hele groep relevant zijn. Daar kun je in deze context prima gebruik van maken. Stuur erop dat er in kleiner verband wordt voorbereid. En kom je er tijdens een overleg achter dat verdere bespreking met een deel van de aanwezigen niet nuttig is of teveel in detail gaat, vraag dan of de betrokken medewerkers dit op een ander moment samen oppakken en eventueel terug te koppelen. Zo hou je de vergadering voor alle aanwezigen nuttig en relevant en stimuleer je meteen zinvolle ontmoetingen.

Blijven praten

Er zijn meer dan genoeg mogelijkheden om op werkgerelateerde ontmoetingen aan te sturen. Gebruik die actief. En ben niet bang om mensen ook daarbuiten met elkaar een praatje te laten maken. Over wat er toe doet in het leven, de voetbaluitslagen te bespreken of om even samen te lachen. Uiteindelijk is dit een bijdrage aan het geluk van je medewerkers én aan het succes van je organisatie.

Meer lezen over werkgeluk?

Netwerk Werkgeluk verbindt en versterkt professionals in werkgeluk. Daarom publiceert het Netwerk regelmatig nieuwe artikelen over actuele ontwikkelingen in werkgeluk, inspiratie, praktijkverhalen en Netwerk Werkgeluk.